Thorsten Treppke
Follow me!

Thorsten Treppke

Langjährige Expertise als Systemtechniker, Software-Entwicklungsingenieur und Unternehmer in den Bereichen eCommerce, IT-Systems und IT-Consulting sowie langjährige Erfahrungen in der Beratung und Realisierung grosser IT-Projekte im KMU-Umfeld machen Herrn Treppke zum Vollblut-Profi was IT-Consulting - insbesondere im Spitalumfeld anbetrifft.
Herr Treppke unterstützt unsere Kunden im Bereich POLYPOINT tatkräftig in Funktionen wie "Application Owner", "Leiter IT Betrieb" oder "Verantwortlicher POLYPOINT".
Thorsten Treppke
Follow me!

Letzte Artikel von Thorsten Treppke (Alle anzeigen)

Für die Planblattverantwortlichen stellt sich Monat für Monat rund um die Tage des Monatsabschlusses die selbe Problematik dar: wie können Mutationen im abgelaufenen Monat verhindert werden?

Die Leitbediener führen zum Monatsabschluss eine Abrechnung der gesamten Hierarchie des Spitals durch, um Revisionssicherheit zu gewährleisten und diverse variable Daten an die Umsysteme zu liefern (Inkonvenienzen / Zuschläge, Absenzen, Guthaben). Dieser Prozess kann meist bereits vorher auch durch die Planblattverantwortlichen selbst durchgeführt werden.

Der zeitliche Aufwand ist – im Vergleich zu unkontrollierten, durch die User selbst durchgeführten Änderungen – verschwindend gering und bedarf keinerlei Schulung.

Planblatt kontrollieren

Im ersten Schritt wird das Planblatt gegen die folgenden Punkte kontrolliert:
  • Vollständigkeit: jeder Ikonen Platzhalter muss gefüllt sein, auch Abwesenheiten
  • Zeiterfassung: vor allem auf Ärzte Planblättern muss jede Anwesenheit korrekt gestempelt sein
  • Plausibilität: Waren einzelne Mitarbeiter tatsächlich so anwesend wie erfasst?
  • Korrekturen bei spontanen Planungsänderungen (z.B. Dienst nach langen Pikett Einsätzen in Frei tauschen)

Interpretationslevel prüfen

Wird gestempelt (anstatt Blöcke anzupassen), dürfen keine Fehler im Planblatt bleiben. Ist auch nur ein Stempel falsch oder nicht gesetzt, kann das komplette Planblatt nicht abgeschlossen werden (auch nicht durch die Leitbediener).
Wie die Interpretationslevel im Detail zu behandeln sind, kann im Artikel Planblatt auf korrekte Stempelung prüfen nachgelesen werden.

Monatsabrechnung durchführen

Datei --> Monatsabrechnung

Umfang (1) wählen. Der abzuschliessende Monat (2) wird automatisch interpretiert. (*)

Start (3) drücken

Abschluss starten

(*) ACHTUNG: Erscheint nach dem Auswählen des Umfanges eine Fehlermeldung „Die Abschlussdaten stimmen nicht in allen selektionierten Hierarchieknoten überein! Überprüfen Sie die Monatsabschlussdaten der gewählten Kategorien“, dann nehmen Sie Kontakt mit dem Zeitmanagement auf. Hier wurden höchst wahrscheinlich für nachträgliche Korrekturen Planblätter geöffnet, aber nicht mehr geschlossen.

In der ersten Phase der Berechnung prüft POLYPOINT die gewählten Planblätter auf Fatale Fehler und fehlende Abrechnungen (und optional fehlende Tagesvisa). Fatale Fehler können mit dem Interpretationslevel (in einer zweiten POLYPOINT Instanz) korrigiert werden.

Fehlende Abrechnungsperioden können entstehen, wenn Korrekturen nach dem Monatsabschluss durchgeführt wurden (in einem bereits geschlossenen Monat), dieser Mitarbeiter aber nicht neu abgerechnet wurde. Dies kann mit dem Button „Lücke schliessen“ für die spezifische Lücke, bzw. „alle Lücken schliessen“ für alle angezeigten Lücken behoben werden.

Sind alle vermeintlichen Fehler korrigiert, kann erneut Start (3) gedrückt werden. Wenn die Abrechnung korrekt durchgelaufen ist, ändert sich der Zeitumfang auf den nächsten Monat und der Button „Berechnen“ wird deaktiviert (da der Monat noch nicht beendet ist)

War dieser Artikel hilfreich?

Kommentar hinterlassen