Thorsten Treppke
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Langjährige Expertise als Systemtechniker, Software-Entwicklungsingenieur und Unternehmer in den Bereichen eCommerce, IT-Systems und IT-Consulting sowie langjährige Erfahrungen in der Beratung und Realisierung grosser IT-Projekte im KMU-Umfeld machen Herrn Treppke zum Vollblut-Profi was IT-Consulting - insbesondere im Spitalumfeld anbetrifft.
Herr Treppke unterstützt unsere Kunden im Bereich POLYPOINT tatkräftig in Funktionen wie "Application Owner", "Leiter IT Betrieb" oder "Verantwortlicher POLYPOINT".
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Die Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssoftware wird meist von Drittsystemen wie SAP HCM mit Stammdaten über eine uni- oder bi-direktionale Schnittstelle angereichert. Da das PEP dann von diesen Systemen abhängig ist, sollten Mitarbeiter zentral erfasst werden um Mehrfacherfassungen und Inkonsistenzen zu vermeiden.

Wie können neue Mitarbeiter, die weder im Drittsystem noch im PEP erfasst werden und von denen das HR und Zeitmanagement vielleicht noch nichts weiss, trotzdem geplant werden? Denn vor allem in grossen Kliniken ist es wichtig, zumindest die Grobplanung mehrere Monate in die Zukunft zu erfassen…

Die Lösung sind Temporäre Zeitkonten, oft als Dummy bezeichnet. Diese Dummys werden zentral auf einem Planblatt des HR verwaltet (die Stammzuordnung liegt in einem Bereich, auf welchen ausschliesslich HR und Zeitmanagement direkten Zugriff haben).

dummy-zuordnung

Für die Schnittstellen und deren Fehlermanagement ist es wichtig, dass die Personal-Nummern dieser Dummys klar gekennzeichnet sind und den Schnittstellen-Verantwortlichen bekannt sind. Je Personalart (mit unterschiedlichen Anstellungsbedinungen wie Ferien, Soll-Arbeitszeit und ähnliches) muss eine Dummykategorie mit gesonderten Vorgabewerten angelegt sein. Die Personalarten können sich beispielsweise aus Arzt, Pflege, Administration, Drittmittel etc. zusammensetzen.

Sobald der Wunsch aus einer Klinik kommt, einen Mitarbeiter bereits frühzeitig zu planen, der Mitarbeiter im PEP aber aus technischen und betriebswirtschaftlichen Gründen noch nicht angelegt werden kann, kann der Klinik ein Dummy über eine neue, planbare Nebenzuordnung zugewiesen werden. Die Zuweisung als Nebenzuordnung hat den grossen Vorteil, dass HR und Zeitmanagement die Kontrolle über den Dummy nicht abgeben. So kann zentral über das Spezial-Planblatt jederzeit kontrolliert werden, wie welche Dummys verplant werden.

nebenzuordnung-1

Um die Motivation hoch zu halten, dass der jeweilige Planblattverantwortliche erneut das Zeitmanagement kontaktiert, sobald der Mitarbeiter die Stelle angetreten hat, kann die Gültigkeit der Nebenzuordnung auf wenige Wochen oder Monate beschränkt werden. Der Planblattverantwortliche sollte keine Berechtigung haben, Stammdaten des Dummy anzupassen!

nebenzuordnung-2

Der Planblattverantwortliche hat ab sofort die Möglichkeit auf der ihm zur Verfügung gestellten Nebenzuordnung zu planen. Sobald der „echte“ neue Mitarbeiter angelegt wurde, wird diese Dummy-Planung 1 zu 1 von der Nebenzuordnung auf die echte Stammzuordnung des neuen Mitarbeiters über Copy & Paste übertragen. Nach der Übertragung meldet der Planblattverantwortliche dem Zeitmanagement zurück, dass der Dummy entfernt werden kann.

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