Thorsten Treppke
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Thorsten Treppke

Langjährige Expertise als Systemtechniker, Software-Entwicklungsingenieur und Unternehmer in den Bereichen eCommerce, IT-Systems und IT-Consulting sowie langjährige Erfahrungen in der Beratung und Realisierung grosser IT-Projekte im KMU-Umfeld machen Herrn Treppke zum Vollblut-Profi was IT-Consulting - insbesondere im Spitalumfeld anbetrifft.
Herr Treppke unterstützt unsere Kunden im Bereich POLYPOINT tatkräftig in Funktionen wie "Application Owner", "Leiter IT Betrieb" oder "Verantwortlicher POLYPOINT".
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Bei Änderungen in den Mitarbeiter Stammdaten kann es zur Fehlermeldung „Personalnummer bereits vorhanden“ kommen.

Personalnummer existiert bereits

Dies kommt durch nicht miteinander verbundene Anstellungen, denn in der Regel wird in den Grundeinstellungen festgelegt, dass die Personalnummer obligatorisch (und eindeutig) sein muss. Hat ein Mitarbeiter mehrere Anstellungen & Stammzuordnungen (wird also über mehrere Kostenstellen ohne Kostenstellensplit im Hintergrund bezahlt), sind mehrere Anstellungen in PEP erfasst. Aus historischen Gründen kann es vorkommen, dass diese Anstellungen nicht verbunden sind. Dies führt auch in der Pflege der Guthaben, Verwaltung von Zeiten etc. zu negativen Einflüssen, in letzter Instanz aber zu nicht mehr änderbaren Stammdaten und Guthaben.

Die Korrektur sollte unbedingt durch die Leitbediener nach eingängiger Prüfung erfolgen und nicht durch Planblattverantwortliche.

Prüfung ob Verbindbar

Im ersten Schritt muss überprüft werden ob und mit welchem Aufwand die Mitarbeiter miteinander verbunden werden können. POLYPOINT lässt diese Verbindung technisch zwar immer zu, ist sich leider der Konsequenzen nicht bewusst. Sind die Anstellungen eines Mitarbeiters erst verbunden, kann dies nicht mehr durch den Kunden selbst rückgängig gemacht werden. (Update: seit Version g2.11 ist es auch Erne nicht mehr ohne weiteres möglich die Anstellungen zu trennen!)

Werden Anstellungen fälschlicherweise miteinander verbunden, kann der betroffene Mitarbeiter nicht mehr geplant, bzw. bereits bestehende Planung nicht mehr geändert werden. Teilweise wird die Planung des Planblattes 1 auf dem Planblatt 2 (rötlich hinterlegt) angezeigt, und ebenso die Planung von Planblatt 2 auf dem Planblatt 1 (auch rötlich hinterlegt).

Abgeschlossene Anstellungen

Im einfachsten Fall sollen abgeschlossene Anstellungen miteinander verbunden werden. Es gibt also nur eine tatsächlich heute aktive Anstellung. Dies kann gefahrlos durchgeführt werden. Es wird weder bei der Planung noch bei den Guthaben Probleme geben.

Abgeschlossene Anstellung

Abgeschlossene Anstellungen mit gleicher Anstellungsnummer

Wird ein Mitarbeiter mit der gleichen Anstellungsnummer wieder eingestellt (nach vollständigem Austritt) und als komplett neuer Mitarbeiter angelegt (die Funktion Wiedereintritt sollte aus diversen Gründen immer vermieden werden), meldet POLYPOINT dass die Anstellungsnummer bereits vergeben ist.

Werden keine Altdaten mehr in Umsystemen benötigt, wo die Anstellungsnummer obligatorisch ist, kann die alte Anstellung verändert werden. Wir empfehlen der alten Anstellungsnummer eine „99_“ als Prefix voranzustellen. Danach ist die Verbindung wieder möglich.

Mehrere gleichzeitige Anstellungen

Gibt es gleichzeitig mehrere aktive Anstellungen, muss sehr genau in die Zukunft geprüft werden, wie die Planung der einzelnen Planblätter miteinander überlappt bzw. verzahnt ist um inkonsistente Datensätze und Blockierungen zu vermeiden.

Werden die Anstellungen miteinander verbunden, wird jeweils die fremde Planung auf dem eigenen Planblatt rötlich hinterlegt angezeigt. Siehe Planung ist rot, Mitarbeiter nicht planbar. Informieren Sie unbedingt vorgängig beide Planblattverantwortlichen.

Tage gleichzeitig verplant (Einsätze in unterschiedlichen Planblättern an gleichem Tag)

Leistet der Mitarbeiter auf mehreren Planblätter am gleichen Tag Dienst, müssen spezielle Planungsikonen auf beiden Planblättern zur Verfügung gestellt werden, damit auf dem einen Planblatt links und auf dem anderen Planblatt rechts geplant werden kann.

Tage unterschiedlich verplant (täglich anderes Planblatt)

Theoretisch sind die Anstellungen in diesem Fall problemlos verbindbar.

Mehrere Anstellungen in einem Planblatt

Theoretisch sind die Anstellungen in diesem Fall problemlos verbindbar, sofern an unterschiedlichen Tagen geplant wird. Dies kommt vor allem vor, wenn Mitarbeiter auf einer Stelle arbeiten, aber über mehrere Kostenstellen finanziert werden.

Mitarbeiter nicht verbindbar

Sind die Anstellungen eines Mitarbeiters nicht verbindbar, es müssen aber dennoch Stammdaten geändert werden, kann dies mit folgendem Workaround bewerkstelligt werden.

Definitionen --> Grundeinstellungen --> Personalnummer obligatorisch deaktivieren

Personalnummer obligatorisch deaktiviert

Änderung auf allen Datensätze wie gewünscht durchführen.

Danach Personalnummer obligatorisch wieder aktivieren.

 

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