Thorsten Treppke
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Thorsten Treppke

Langjährige Expertise als Systemtechniker, Software-Entwicklungsingenieur und Unternehmer in den Bereichen eCommerce, IT-Systems und IT-Consulting sowie langjährige Erfahrungen in der Beratung und Realisierung grosser IT-Projekte im KMU-Umfeld machen Herrn Treppke zum Vollblut-Profi was IT-Consulting - insbesondere im Spitalumfeld anbetrifft.
Herr Treppke unterstützt unsere Kunden im Bereich POLYPOINT tatkräftig in Funktionen wie "Application Owner", "Leiter IT Betrieb" oder "Verantwortlicher POLYPOINT".
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Mit der POLYPOINT PEP App können durch die Mitarbeiter selbst Planungswünsche erfasst werden, welche nachfolgend durch den Vorgesetzten bewilligt oder abgelehnt werden können. Die Planungswünsche können Präsenzen, Absenzen und auch Pikett-Dienste sein.

Voraussetzung für die Konfiguration der Nutzung der Planungswünsche direkt im PEP sind eine aktuelle POLYPOINT PEP Version (ab g2.12) und eine funktionierende POLYPOINT App.

Folgende Schritte müssen durch den Leitbediener einmalig durchgeführt werden um die Funktionalität in der App zur Verfügung zu stellen:

Anlegen von Vorgesetzten Typen und Rollen

Die Vorgesetzten Rollen und Typen müssen einmalig erfasst und dann jeweils den Mitarbeitern zugeordnet werden. Zunächst werden Vorgesetzten Typen angelegt über:

Definition –> Personal-Attribute –> Vorgesetzten-Typen

In der Regel sind bereits drei Vorgesetzten Typen enthalten die für den weiteren Verlauf ausreichend sind.

Im nächsten Schritt werden den Hierarchie Knoten die entsprechenden Vorgesetzten Rollen zugeordnet. Gibt es Vorgesetzten Rollen die für eine ganze Abteilung oder Bereich verantwortlich sind, oder für mehrere Planblätter, dann kann das über den Hierarchie Umfang abgebildet werden.

Eine neue Rolle wird erstellt über

Definitionen –> Mitarbeiter-Attribute –> Vorgesetzten-Rollen

Über „Neu“ wird eine vollkommen neue Rolle angelegt

Die Codes (1) sollten – analog zu anderen Bereichen – logisch über Nummernkreise aufgebaut werden und müssen händisch eingegeben werden.

Unter (2) wird die Benamsung über den unter (5) und (6) gewählten Typ bzw. Hierarchie automatisch vergeben, kann aber über (3) übersteuert werden.

Wie gewohnt kann über (4) festgelegt werden, ab (und vielleicht auch bis wann) die Rolle gültig sein soll.

Mit Hilfe des zuvor angelegten Vorgesetzten Typs kann unter (5) ausgewählt werden, welchem Typ die Rolle entsprechen soll. In diesem Fall wollen wir später alles so konfigurieren, dass der Planungsverantwortliche des Planblattes die Planungswünsche erhält. Darum wird der Vorgesetzten Typ „Planungsverantwortung“ ausgewählt. Die Stufe wird aktuell vernachlässigt.

Über die Hierarchie wird gesteuert, auf welche Knoten die Planungsverantwortung gilt. Aufgrund der Auswahl unter 5 und 6 wird die Bezeichnung automatisch angepasst.

Konfiguration des Dienstes

Die zweite grosse Anpassung findet auf Dienstebene statt. Hier muss auf der obersten Hierarchie-Ebene (Organisation) definiert werden, ob ein Dienst grundsätzlich überhaupt für Planungswünsche zur Verfügung stehen soll. Dafür werden die Dienste auf Organisationsebene geöffnet und der gewählte Dienst editiert.

Das Häkchen „für Planungswunsch verfügbar“ muss gesetzt sein.

Danach wird der Dialog für eine Änderung ab Stichtag des Dienstes geöffnet (Klick auf „Neu“)

Dieser Schritt stellt die grundsätzliche Funktionalität zur Verfügung und aktiviert in den Dienstdetails den neuen Reiter „Planungswunsch.

Achtung: die Dienstdefinition muss zunächst über den „OK“ Button geschlossen werden bevor der neue Reiter erscheint!

Im Reiter „Planungswunsch“ wird der Typ des Mitarbeiters gewählt, der Planungswünsche erhalten soll. Wir haben im vorherigen Schritt eine neue Rolle mit Typ Planunsverantwortlicher erstellt und wählen aus diesem Grunde „Planungsverantwortung“ und speichern die Anpassung. Dieser Schritt kann auch auf den unteren Hierarchie Ebenen unterschiedlich vorgenommen werden. Beispielsweise könnte in einem Bereich der Planungswunsch für die Ikone über die Planungsverantwortung empfangen werden, in einem anderen Planblatt ist die Ikone dann so konfiguriert, dass gar keine Planungswünsche durchgeführt werden können.

ACHTUNG: Absenzikonen sollten NIE auf unteren Ebenen angepasst werden. Um die Absenz-Planungswunsch-Funktionalität nur ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen müssen diese Funktionen über Anpassungen der Benutzerberechtigungen gesteuert werden!

Anpassen der Benutzerberechtigung Mitarbeiter

Damit der Beispiel Mitarbeiter „Peter Müller“ die App überhaupt nutzen kann, muss dieser über die Useradmin.exe dazu konfiguriert werden. Folgendermassen wird dabei in der useradmin.exe vorgegangen:

Dem Benutzer muss zwingend ein Mitarbeiter zugewiesen sein

Um dies zu erreichen wird im Useradmin nach dem entsprechenden User gesucht und – sofern „zugeord. Mitarbeiter“ leer ist über das Händchen nach dem Mitarbeiter gesucht, markiert und über die Schaltfläche „Übernehmen“ zugeordnet.

Danach werden die Berechtigungen im Detail angepasst.

Unter PEP –> Mobile App muss das Häkchen für „Ausführen“ im Bereich „Mobile Applikation verwenden“ gesetzt sein.

Soll der Mitarbeiter die App als Stempeluhr gebrauchen können, wird das Häkchen bei Ausführen auch für „Stempeln mobile Applikation“ gesetzt.

Die darunter stehenden Detailberechtigungen sind standardmässig aktiviert und können gemäss der Anforderungen angepasst werden. Um Planungswünsche einreichen und löschen zu können, müssen die Häkchen bei „Planungswunsch einreichen“ gesetzt sein.

Ab jetzt hat der Mitarbeiter die Möglichkeit sich in der Mobile App via iPhone und Co. oder über den Webbrowser einzuloggen und Planungswünsche zu erfassen.

Anpassen der Vorgesetzten Rolle

Damit die Planungswünsche bei einem Mitarbeiter erscheinen, muss dieser als Vorgesetzter definiert sein. Wie zuvor festgelegt, soll der Empfänger der Planungswünsche die Planungsverantwortungs-Rolle innehaben. Auf dem Beispiel Planblatt ist Frau Christine Maier dem Mitarbeiter Peter Müller vorgesetzt.

Über einen Doppelklick auf den Mitarbeiter Namen werden die Mitarbeiter Stammdaten geöffnet.

Im Reiter vorgesetzte wird über den „Neu“ Button die neue Rolle hinzugefügt.

Im Dialog wird das passende Rollenprofil und die Gültigkeit eingestellt.

In den Stammdaten von Herrn Müller sollte jetzt erkennbar sein, dass Frau Meier ihm Planungsvorgesetzt ist.

Erfassen von Planungswünschen

Möchte Herr Müller einen Planungswunsch über die App platzieren, loggt er sich zunächst in der POLYPOINT App ein und wechselt in den Bereich „Planungswunsch“

Nach dem Klick auf Erfassen öffnet sich der Planungswunsch Dialog.

Es kann ein Zeitraum, der gewünschte Dienst und eine Bemerkung hinzugefügt werden.

In der Übersicht wird der Planungswunsch als „Pendent“ angezeigt, da er weder bestätigt noch storniert wurde.

Freigabe von Planungswünschen

Loggt sich die Vorgesetzte jetzt in POLYPOINT PEP ein, kann sie alle Planungswünsche ihrer Mitarbeiter sehen. Ist ein Planungswunsch auf einem Mitarbeiter aktiv, wird ein kleiner Papierflieger neben dem Mitarbeiter Namen angezeigt.

Ein Klick auf den Flieger führt direkt zum ersten aktiven Planungswunsch und die Ansicht wird entsprechend angepasst.

Wurde eine Bemerkung durch den Mitarbeiter eingegeben, kann mit der Maus über das kleine schwarze Dreieck gefahren werden.

Über die rechte Schaltfläche wird der Planungswunsch abgelehnt oder in die aktive Planung übernommen.

 

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